ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกมิติของการทำงาน รายงานจาก McKinsey ปี 2023 ระบุว่า 50% ขององค์กรทั่วโลกเริ่มนำ AI เข้ามาใช้ในการจัดการภายใน เช่น การสรุปรายงาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการช่วยตัดสินใจทางธุรกิจ เจ้าของธุรกิจและผู้บริหารองค์กรต่างมองหาวิธีใหม่ ๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพทีม "AI Routine Builder" จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการออกแบบระบบงานประจำวัน เช่น Daily Review, Morning Sync หรือ Weekly Plan โดยใช้ ChatGPT เข้ามาช่วยวางแผนและจัดระเบียบงานแบบอัตโนมัติ
เหตุผลที่ควรมี Routine ในทีม
Routine หรือกิจวัตรประจำวันของทีม คือกระบวนการทำงานที่ช่วยให้ทุกคนอยู่ในจังหวะเดียวกัน ลดความสับสน และสร้างความโปร่งใสในการทำงาน เช่น:
Morning Sync: ทุกคนอัปเดตความคืบหน้าและอุปสรรค
Daily Review: ทบทวนสิ่งที่ทำในแต่ละวัน
Weekly Plan: วางแผนล่วงหน้าให้ทุกคนรู้เป้าหมายร่วมกัน
โดยปกติ การสร้าง Routine เหล่านี้ต้องใช้เวลาและการจัดการที่ดี เช่น การเตรียมวาระประชุมด้วยตนเอง การประสานเวลาของสมาชิกในทีม และการติดตามผลที่มักตกหล่นเมื่อไม่มีระบบที่ชัดเจน สิ่งเหล่านี้ล้วนทำให้เกิดความล่าช้าและภาระงานแฝง ซึ่ง ChatGPT สามารถเข้ามาช่วยจัดการและลดภาระเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีสร้าง Routine ด้วย ChatGPT ใน 5 ขั้นตอน
หลังจากเข้าใจถึงความสำคัญของ Routine แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการลงมือออกแบบระบบที่เหมาะสมกับทีมของคุณ ซึ่ง ChatGPT สามารถเข้ามาช่วยในทุกกระบวนการ ตั้งแต่การวางเป้าหมายไปจนถึงการปรับแต่งตามผลลัพธ์ที่ได้ โดยในบทความนี้ เราจะใช้ เฉพาะ ChatGPT เป็นเครื่องมือหลักในการสร้าง Routine
1. กำหนดเป้าหมายของ Routine
เช่น "ตรวจสอบความคืบหน้าทุกวัน" หรือ "จัดลำดับความสำคัญก่อนเริ่มงาน"
ควรกำหนดให้ชัดเจนและวัดผลได้ เช่น "ลดระยะเวลาการประชุมลง 30%" หรือ "เพิ่มความโปร่งใสในการติดตามงานแต่ละคน"
2. ระบุข้อมูลที่ต้องใช้ให้ ChatGPT
เช่น รายชื่อ task, รายงานจาก Trello, Asana, Jira หรือสรุปการประชุมที่ผ่านมา
สามารถคัดลอกวางลงใน prompt ตัวอย่าง: "Task: อัปเดตเว็บไซต์, Status: กำลังดำเนินการ, ปัญหา: ติดเรื่อง UX design"
3. ตั้งคำสั่ง (Prompt) ให้ ChatGPT
ตัวอย่าง: "ช่วยสรุปสิ่งที่ทีม A ทำวันนี้ พร้อม highlight จุดติดขัด"
เสริมด้วยบทบาท: "Act as a project manager" หรือ "Act as a productivity coach"
ระบุรูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น bullet point, ตาราง, คำแนะนำเชิงปฏิบัติ ฯลฯ
4. ตั้งเวลาใช้งานอย่างมีระบบ
ตั้งเวลาการใช้งาน ChatGPT อย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุกวันเวลา 17.00
ใช้ Google Calendar หรือแอปเตือนความจำเพื่อไม่ให้พลาด
เตรียม prompt ล่วงหน้าเพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น
5. ปรับแต่งตาม Feedback จากทีม
ฟังข้อเสนอแนะ เช่น "สรุปยาวเกินไป", "อยากได้กราฟ", "อยากได้ข้อเสนอแนะรายบุคคล"
ปรับคำสั่งให้ชัดเจน เช่น "แยกตามชื่อพนักงาน" หรือ "เปรียบเทียบกับเมื่อวาน"
ตัวอย่าง Routine: Daily Review สำหรับทีมการตลาด
เวลา: 17.00 ทุกวัน
เป้าหมาย: สรุปสิ่งที่ทำ, สำเร็จอะไร, ติดขัดอะไร, และพรุ่งนี้จะทำอะไร
Prompt ตัวอย่าง: "Act as marketing manager ช่วยสรุปผลการทำงานของทีมการตลาดวันนี้ โดยใช้ข้อมูลจาก Notion และ Asana พร้อมแนะนำแนวทางปรับปรุงที่ชัดเจนใน 3 ข้อ"
ผลลัพธ์ที่ได้: รายงานแบบ bullet point พร้อมลิงก์ประกอบ และคำแนะนำเฉพาะรายบุคคล
ประโยชน์ที่ทีมจะได้รับจากการใช้ AI Routine Builder
สื่อสารกันชัดเจน ลดความคลาดเคลื่อนในการทำงาน
ผู้บริหารเห็นภาพรวมได้เร็ว ตัดสินใจง่ายขึ้น
ทีมมีเป้าหมายและรู้จุดที่ต้องพัฒนา
ลดเวลาในการประชุมและการจัดทำรายงาน
สร้างวินัยและแรงจูงใจให้ทีม เมื่อเห็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้
ลองจินตนาการว่าถ้าทีมของคุณเริ่มเห็นผลลัพธ์ดีขึ้นในสัปดาห์แรก แล้วใน 3 เดือนถัดไปจะเปลี่ยนแปลงไปได้แค่ไหน? เพียงแค่คุณเริ่มต้นวันนี้
สรุป
AI Routine Builder ไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่คือผู้ช่วยที่ทำให้ทีมของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกวัน ด้วยระบบที่เข้าใจบริบทของทีม สื่อสารได้ชัดเจน และปรับปรุงได้ตลอดเวลา ช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมที่โปร่งใส พัฒนาอย่างต่อเนื่อง และพร้อมรับมือกับทุกความเปลี่ยนแปลงของธุรกิจยุคใหม่
เริ่มต้นออกแบบ Routine แรกของทีมคุณด้วย ChatGPT วันนี้ ลองใช้เวลาสั้น ๆ เพียง 10 นาทีในช่วงเย็น เพื่อสรุปผลการทำงาน และคุณจะเห็นความเปลี่ยนแปลงตั้งแต่สัปดาห์แรก! ทีมของคุณพร้อมจะก้าวไปอีกขั้นหรือยัง? ถ้าพร้อมแล้ว เริ่มเลย!
Table of Contents
คุณยศธร วงษ์เสรี - ทอท
CEO & Co-Founder บริษัท น่าสนใจ จำกัด
