ในยุคที่องค์กรแข่งขันกันด้วยความเร็ว ความแม่นยำ และการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า “การประชุม” จึงเป็นทั้งเครื่องมือสำคัญและปัญหาใหญ่ในเวลาเดียวกัน หลายองค์กรพบว่าพนักงานใช้เวลามากกว่า 30-40% ของเวลางานไปกับการประชุม แต่ผลลัพธ์กลับไม่ได้สอดคล้องกับต้นทุนที่เสียไป ปัญหาหลักคือการประชุมนานเกินความจำเป็น ใช้เวลาไปกับการเล่าข้อมูลซ้ำ ๆ มากกว่าการถกเถียงและตัดสินใจ
หนึ่งในแนวทางที่กำลังได้รับความนิยมคือการใช้ AI Pre-Read Pack หรือ “ชุดสรุปข้อมูลล่วงหน้าด้วย AI” เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้รับข้อมูลที่พร้อมก่อนเจอกันจริง วิธีนี้ช่วยให้เวลาประชุมลดลงได้เฉลี่ยกว่า 30% โดยเฉพาะเมื่อนำ ChatGPT มาใช้สรุปข้อมูลให้เป็น Text Summary ที่เข้าใจง่าย พร้อมสำหรับการพูดคุยและการตัดสินใจทันที
ปัญหาที่ทำให้การประชุมเสียเวลา
การประชุมจำนวนมากยืดเยื้อและสิ้นเปลืองเวลาจากสาเหตุหลัก 3 ประการ:
ข้อมูลไม่เท่ากัน – ผู้เข้าประชุมบางคนยังไม่เข้าใจบริบท ทำให้ต้องเสียเวลาอธิบายใหม่
เน้นเล่าแทนอ่าน – เวลาถูกใช้ไปกับการเล่าเอกสารหรือสไลด์มากเกินไป แทนที่จะใช้เวลาเพื่อถกเถียงหรือแก้ปัญหา
ขาดโฟกัส – ไม่มีการตั้งประเด็นหลักที่ชัดเจน ทำให้การพูดคุยหลุดประเด็นและเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
ด้วยเหตุนี้ การใช้ “Pre-Read” หรือการให้ผู้เข้าประชุมอ่านข้อมูลล่วงหน้าจึงกลายเป็นทางออก และเมื่อผสานกับ AI ในการสรุปข้อมูล กระบวนการก็ยิ่งง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
AI Pre-Read Pack คืออะไร?
AI Pre-Read Pack คือชุดข้อมูลที่สรุปล่วงหน้าโดยใช้ AI เช่น ChatGPT เพื่อลดความซับซ้อนของข้อมูลจำนวนมากให้กลายเป็นข้อความที่อ่านและเข้าใจได้ภายในเวลาอันสั้น ผู้เข้าประชุมจึงไม่จำเป็นต้องอ่านรายงานยาว ๆ หลายสิบหน้า แต่จะได้รับสรุปที่จัดทำเป็นโครงสร้างชัดเจน เช่น:
ประเด็นหลัก (Key Points)
ข้อมูลสนับสนุน (Supporting Data)
คำถามหรือประเด็นที่ต้องตัดสินใจ (Discussion Points)
สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนมี พื้นฐานข้อมูลเดียวกัน ก่อนเข้าสู่ห้องประชุม ทำให้เวลาที่เหลือถูกใช้ไปกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเชิงลึก การวิเคราะห์ และการตัดสินใจ มากกว่าการทำความเข้าใจข้อมูลใหม่
Workflow การทำ AI Pre-Read Pack
การสร้าง Workflow ที่ใช้ AI Pre-Read Pack ไม่ซับซ้อนและสามารถปรับใช้ได้ทันที โดยมีขั้นตอนดังนี้:
1. เตรียมข้อมูลดิบ
รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม เช่น รายงานทางการเงิน ข้อมูลโครงการ เอกสารการประชุมครั้งก่อน หรือแผนงาน ข้อมูลเหล่านี้จะกลายเป็น input สำหรับ AI
2. ใช้ ChatGPT สรุปข้อมูล
นำข้อมูลดิบใส่เข้าไปใน ChatGPT พร้อมกำหนดรูปแบบการสรุป เช่น:
ให้ออกมาเป็น Bullet Point
จัดเรียงตามหัวข้อ Background – Current Status – Key Issues – Decision Points
กำหนดความยาว เช่น ไม่เกิน 2 หน้า A4
3. จัดทำ Pre-Read Pack
นำสรุปที่ได้มาเรียบเรียงเป็นเอกสาร Pre-Read Pack อาจอยู่ในรูปแบบ PDF หรือ Google Docs เพื่อให้ง่ายต่อการแชร์และเข้าถึง
4. ส่งให้ทีมงานล่วงหน้า
ส่ง Pre-Read Pack ให้ผู้เข้าประชุมทุกคนอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนประชุม พร้อมแจ้งกติกาว่า “ในห้องประชุมจะไม่ใช้เวลาเล่าเอกสาร แต่จะเริ่มพูดคุยเชิงลึกทันที”
5. สร้างวัฒนธรรมการประชุมใหม่
กำหนดให้การประชุมทุกครั้งต้องมี Pre-Read Pack และผู้เข้าประชุมต้องอ่านมาก่อน สิ่งนี้จะสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่เน้น Efficiency over Time
6. วัดผลและปรับปรุง
หลังใช้งานจริง ควรประเมินผล เช่น เวลาประชุมลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ หรือคุณภาพการตัดสินใจดีขึ้นหรือไม่ จากนั้นนำข้อเสนอแนะมาปรับปรุงการทำ Pre-Read Pack ให้เหมาะสมต่อไป
ผลลัพธ์ที่องค์กรจะได้รับ
เมื่อองค์กรใช้ AI Pre-Read Pack อย่างต่อเนื่อง จะได้รับประโยชน์หลายด้าน เช่น:
ลดเวลาประชุมลงได้ 25–30%
ทีมผู้บริหารมีเวลามากขึ้นสำหรับ งานเชิงกลยุทธ์
คุณภาพการประชุมสูงขึ้น เพราะทุกคนเตรียมตัวพร้อมและโฟกัสที่การตัดสินใจ
วัฒนธรรมองค์กรเน้น Meeting Efficiency ลดความรู้สึกว่า “การประชุมคือการเสียเวลา”
สรุป
การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงการประชุมน้อยที่สุดหรือใช้เวลาสั้นที่สุดเท่านั้น แต่คือการประชุมที่ใช้เวลาอย่างเหมาะสม เน้นเฉพาะประเด็นสำคัญ และได้ผลลัพธ์ที่นำไปปฏิบัติต่อได้จริง การใช้ AI Pre-Read Pack จึงเป็น Workflow ที่สำคัญ เพราะช่วยลดเวลาประชุมลงกว่า 30% และยังเสริมคุณภาพในการตัดสินใจ ผู้บริหารและทีมงานไม่ต้องเสียเวลาอธิบายข้อมูลซ้ำ ๆ แต่สามารถใช้เวลาไปกับการวิเคราะห์ วางกลยุทธ์ และตัดสินใจที่สร้างคุณค่าได้ทันที
นอกจากนี้ การใช้ AI ยังสร้างมาตรฐานใหม่ให้การทำงานในองค์กร โปร่งใส มีประสิทธิภาพ และทำให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลที่เท่าเทียม เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม และเพิ่มคุณภาพการทำงานในภาพรวม
👉 ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณจะเริ่มต้นใช้ ChatGPT สร้าง Pre-Read Pack และเปลี่ยนทุกการประชุมให้เป็นการสนทนาที่สั้น กระชับ มีพลัง และเต็มไปด้วยคุณภาพอย่างแท้จริง!
Table of Contents
คุณยศธร วงษ์เสรี - ทอท
CEO & Co-Founder the company of interest limited
